发票报销在系统上上传了还需要打印吗?

我在公司报销费用,已经把发票在报销系统上上传了,但是同事说最好还是打印出来留存。我不太确定到底有没有必要打印,想知道从法律层面来说,发票报销在系统上传后是否还需要打印呢?
张凯执业律师
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在讨论发票报销在系统上上传后是否需要打印这个问题时,我们需要从不同类型的发票以及相关法律法规规定来综合分析。


首先,对于电子发票而言,根据《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6 号)的规定,单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。这意味着,如果选择用电子发票的纸质打印件来报销,就一定要保存好对应的电子版本。不过,如果公司的会计核算系统等能准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够采取有效措施防止电子会计凭证重复入账且能保证电子会计凭证的真实、完整、可用,那么可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档,无需再打印。


其次,对于传统的纸质发票,在系统上上传后,一般也建议打印留存。因为纸质发票本身具有一定的证明效力,打印出来可以作为报销的原始凭证,方便财务人员进行审核和存档。同时,在后续可能的税务检查等情况下,纸质发票能够更直观地展示业务的真实性和合规性。


此外,不同企业可能有不同的内部财务制度和管理要求。有些企业为了便于管理和存档,可能会要求员工在系统上传发票后再打印一份纸质版;而有些已经实现了全面数字化管理的企业,可能允许仅以电子形式报销,不再要求打印。所以,员工在遇到这种情况时,应当首先遵循所在企业的财务制度规定。如果企业没有明确要求,从谨慎和合规的角度出发,建议同时保存电子发票的电子版本和纸质打印件,以避免可能出现的财务风险和合规问题。

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