不是公司员工是否可以报销差旅费?

我公司有个合作方的人员,他们在和我们一起开展项目期间产生了差旅费。我不确定非我们公司员工的他们,这些差旅费能不能在我们公司报销,想了解下在法律层面是否允许这样操作。
张凯执业律师
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在法律层面,不是公司员工也有可能报销差旅费,但需要满足一定的条件和遵循相应的规定。


首先,从一般财务和税务规定来看,差旅费报销通常是基于真实、合理的业务需求。如果非公司员工因与公司有实际业务往来,为公司的业务事项产生了差旅费,比如参与公司项目、提供技术支持等,那么从合理性角度是可以考虑报销的。例如,合作方人员为了完成与本公司的合作项目,到外地出差进行调研、谈判等工作,由此产生的差旅费属于为公司业务服务的合理支出。


依据《中华人民共和国企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。这里的合理支出就包含了为公司业务产生的差旅费。只要非公司员工的差旅费符合与公司业务相关、真实发生且合理的标准,在企业所得税税前是可以扣除的。


不过,企业在操作时需要做好相关的证据留存。要提供充分的证明材料,如业务合同、出差审批单、费用明细清单等,以证明该差旅费的发生是与公司业务直接相关的。比如合作项目合同中明确约定了合作方人员参与项目时差旅费由本公司承担,出差审批单有公司相关负责人的签字同意等。这样做既能保证报销行为的合规性,也能在面对税务检查时提供有力的依据。


另外,在财务处理上,企业要按照正常的报销流程进行操作,将非公司员工的差旅费与公司员工的差旅费分开核算,以便清晰反映费用的来源和用途。如果不按照规定进行操作,随意为非公司员工报销差旅费,可能会面临税务风险,比如被税务机关认定为不合理支出,要求调增应纳税所得额并补缴税款,甚至可能会被处以罚款等处罚。

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