企业询证函该如何填写?
我在一家企业做财务,最近需要填写企业询证函,但我不太清楚具体的填写规范和要求。询证函涉及到和其他企业的账务往来确认,我担心填错会影响后续的工作。想了解下企业询证函到底要怎么填写,有哪些需要特别注意的地方。
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企业询证函是企业在审计或核对账务时,用于向其他单位或个人确认往来款项、交易事项等情况的一种书面文件。填写企业询证函需要遵循一定的规范和要求。 首先,填写基本信息。在询证函的开头部分,要准确填写发函企业和被询证企业的全称、地址、联系方式等信息。这些信息就像是人的身份证一样,能明确双方的身份,确保函件能准确送达和回复。根据《中华人民共和国民法典》第四百六十九条规定,书面形式是合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。询证函属于书面文件,准确的基本信息是其有效性的基础。 其次,说明询证事项。详细描述需要被询证的具体事项,比如款项的性质(是货款、借款还是其他)、交易的时间、金额等。这部分内容要清晰明确,避免产生歧义。例如,如果是询证应收账款,要写明每笔款项的发生时间、金额、对应的业务合同编号等。这样可以让被询证方清楚知道需要确认的内容。 再者,明确询证金额。对于涉及金额的询证事项,要准确填写金额数字,并注明币种。同时,在金额旁边可以简要说明该金额的计算方式或依据。如果存在未达账项等情况,也要在函中进行说明。 最后,填写回函要求和截止日期。在询证函中要明确告知被询证方回函的方式(如邮寄、传真、电子邮件等),以及回函的截止日期。这样可以保证询证工作的顺利进行,避免拖延。一般来说,截止日期要合理设置,给被询证方足够的时间进行核对和回复。 总之,填写企业询证函要认真仔细,确保信息准确完整,以保证询证工作的有效性和可靠性。

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