出纳可以帮经办人填写报销单吗?

我是公司的出纳,最近经办人老是让我帮忙填写报销单。我不太确定这么做合不合规,担心会有法律风险。我想知道从法律角度看,出纳到底能不能帮经办人填报销单呢?
张凯执业律师
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在法律和财务规范层面,通常不建议出纳帮经办人填写报销单。下面从多个方面为你详细分析。


从财务职责分离的角度来讲,财务工作需要遵循职责分离的原则,这是为了防范财务舞弊和错误。出纳主要负责现金收付、银行结算等资金相关业务;而经办人是经济业务的实际执行者,报销单应该由经办人自己填写,以确保所填内容真实反映业务情况。如果出纳帮忙填写报销单,就打破了这种职责分离,增加了财务风险。


从证据效力和责任认定来看,报销单是记录经济业务和费用支出的重要凭证。当出现财务纠纷或者审计问题时,报销单是重要的证据。由经办人自己填写,意味着经办人对报销内容的真实性、合法性负责。若出纳代填,一旦后续发现报销存在虚假或违规情况,责任的界定就会变得模糊不清,不利于明确相关人员的责任。


从法律法规依据来看,《中华人民共和国会计法》要求各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度,记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确,并相互分离、相互制约。出纳帮经办人填写报销单的行为不符合这一规定,可能会被认定为内部监督制度执行不到位。


虽然在实际工作中,可能会存在一些特殊情况,比如经办人确实不熟悉报销单填写规范等,但这也应该在财务人员的指导下由经办人自行填写,而不是由出纳直接代劳。这样才能保证财务工作的规范性和合法性。

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