员工报销发票抬头为个人是否可行?

我是公司员工,在进行费用报销时,拿到的发票抬头是个人。我不确定这样的发票能不能用来报销,也不知道公司财务会不会认可。我想了解下从法律角度看,这种抬头为个人的发票用于公司报销合不合法,有没有相关规定来明确这一点。
张凯执业律师
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从法律层面以及公司财务管理的角度来看,员工报销发票抬头为个人的情况需要分不同情形来判断是否可行。


首先,我们要明白发票抬头的概念。发票抬头就是购物人名称,对于公司报销来说,通常希望是公司名称,这样可以明确费用是公司发生的,便于公司进行财务核算和税务处理。


根据《中华人民共和国发票管理办法》的规定,单位和个人在购销商品、提供或者接受经营服务以及从事其他经营活动中,应当按照规定开具、使用、取得发票。开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目,全部联次一次性如实开具,并加盖发票专用章。


在一些情况下,发票抬头为个人是可以报销的。比如,企业为员工个人报销的医药费,根据《国家税务总局关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》(国税函〔2009〕3号)的规定,未实行医疗统筹企业的职工医疗费用可以作为职工福利费在企业所得税税前扣除。也就是说,如果企业没有为员工办理医疗统筹,员工个人抬头的医药费发票可以作为企业职工福利费,按照相关规定在企业所得税前扣除,那么这种情况下员工拿个人抬头的医药费发票来报销是被允许的。


然而,大多数情况下,如果是与企业经营活动直接相关的费用,如办公用品、差旅费等,通常要求发票抬头为公司名称。因为这类费用是企业经营过程中的支出,以公司抬头开具发票才能准确反映企业的经营成本和费用情况。如果员工拿个人抬头的这类发票来报销,一方面在财务核算上无法清晰准确地记录公司的费用;另一方面,在税务处理上,税务机关可能不认可这些个人抬头的发票作为企业的成本费用进行税前扣除。如果企业将不符合规定的个人抬头发票进行了报销并在税前扣除,可能会面临税务风险,被税务机关要求补缴税款并加收滞纳金等。


所以,员工报销发票抬头为个人是否可行,关键要看具体的费用性质以及是否符合相关的法律法规和企业的财务报销制度。企业应当建立完善的财务报销制度,明确哪些情况下个人抬头的发票可以报销,哪些不可以,以确保财务核算的准确性和税务合规性。

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