电子发票可以重复打印,报销该如何审核呢?

我公司日常报销中会收到很多电子发票,电子发票又能重复打印,我担心有人用重复打印的发票多次报销。我负责审核报销,却不知道该怎么审核才好,想了解下有什么办法能避免这种情况发生,保证报销审核不出差错。
张凯执业律师
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电子发票是信息时代的产物,它和普通发票一样,由税务局统一发放给商家使用,发票号码采用全国统一编码,采用统一防伪技术,在电子发票上附有电子税务局的签名机制。由于电子发票可以重复打印,所以在报销审核时需要格外注意,避免重复报销的情况发生。


从法律层面来看,依据《中华人民共和国发票管理办法》规定,任何单位和个人不得有虚开发票行为,其中就包括让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票。如果使用重复打印的电子发票进行报销,就可能涉及到虚开发票的问题,违反了该办法。


在实际操作中,审核电子发票报销可以采取以下措施。首先,建立电子发票报销台账。财务人员在收到电子发票报销时,将发票的相关信息,如发票号码、开票日期、金额、销售方等,逐一登记在台账中。每报销一张发票,都要先查询台账,看该发票是否已经报销过,以此来防止重复报销。


其次,可以利用专业的发票查验平台。国家税务总局提供了全国增值税发票查验平台,财务人员可以登录该平台,输入发票代码、号码、开票日期、校验码等信息,对电子发票的真伪和状态进行查验。如果发票已经被报销或存在异常情况,可能会在查验结果中有所体现。


再者,还可以借助一些财务管理软件。现在有很多财务管理软件具备发票查重和验真的功能,通过扫描电子发票上的二维码,软件可以自动识别发票信息,并与已报销的发票数据进行比对,快速判断该发票是否重复。

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