电子发票如何打印成正规发票?

我收到了电子发票,但是公司报销需要纸质的正规发票,我不太清楚要怎么把电子发票打印成符合要求的正规发票,是随便打印就行,还是有特定的要求和步骤呢?想了解下具体的操作方法。
张凯执业律师
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电子发票打印成正规发票,其实就是将电子形式的发票通过打印设备输出为纸质发票,使其在报销、入账等方面具有和纸质发票同等的效力。


首先,从获取电子发票说起。电子发票一般是以电子文档的形式存在,常见的格式有PDF、OFD等。当你完成交易后,商家会通过电子邮件、短信链接或者专门的发票平台等方式把电子发票提供给你。你要做的就是找到这个电子发票文件,保存到你的电脑或者其他设备上。


接着是打印前的准备工作。你需要一台连接好的打印机,确保打印机有足够的纸张和墨粉。打印纸张方面,普通的A4纸就可以,这是比较常用的规格。


然后开始打印操作。对于PDF格式的电子发票,你可以直接用电脑上的PDF阅读器打开,比如Adobe Reader。打开后,点击“打印”按钮,在打印设置里,要注意选择合适的纸张大小,一般选A4,同时设置好打印方向,通常是纵向。还要确保打印的内容完整,没有缺失或者被裁剪。对于OFD格式的电子发票,由于它是我国国家推行的电子发票格式,需要专门的OFD阅读器来打开,像数科OFD阅读器。打开后同样进行打印设置,步骤和PDF类似。


最后要注意打印质量。打印出来的发票应该字迹清晰,二维码、发票号码、金额等重要信息都能清楚识别。如果打印不清晰,可能会影响发票的使用和报销。根据《中华人民共和国发票管理办法》的规定,单位和个人在开具发票时,必须做到按照号码顺序填开,填写项目齐全,内容真实,字迹清楚,全部联次一次打印,内容完全一致。虽然电子发票的打印和传统纸质发票开具形式不同,但同样要保证打印出来的发票符合这些基本要求。

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