差旅费发票大于报销金额该如何处理?

我在出差后整理差旅费发票时,发现发票总额比公司规定的报销金额要多。我不太清楚这种情况下该怎么处理,是按发票金额报销,还是只能按公司规定的金额报销呢?会不会有什么法律风险或者财务上的问题?
张凯执业律师
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在差旅费发票金额大于报销金额的情况下,我们需要分情况来看待处理方式,同时要依据相关法律法规来确保操作的合法性。


首先,从公司内部管理规定角度来说,如果公司有明确的差旅费报销标准和流程,那么通常应按照公司规定执行。比如公司规定每天的住宿费报销上限是300元,而员工实际取得的住宿费发票是350元,此时只能按照300元进行报销。这是因为公司有权根据自身的财务状况和经营管理需要,制定合理的费用报销制度,员工应当遵守。


从税务角度来看,根据《中华人民共和国发票管理办法》,单位和个人在购销商品、提供或者接受经营服务以及从事其他经营活动中,应当按照规定开具、使用、取得发票。对于差旅费报销,企业应确保取得的发票真实、合法、有效。当发票金额大于报销金额时,企业按实际报销金额入账,这并不违反发票管理规定。企业所得税方面,根据《中华人民共和国企业所得税法》及其实施条例,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。只要差旅费是真实发生且与企业经营活动相关,企业按照规定报销并在税前扣除,税务机关是认可的。


对于员工来说,如果按照公司规定的金额报销后,发票剩余金额不能再重复报销,否则就可能构成虚报费用的行为,情节严重的可能违反公司规章制度,甚至可能涉及违法。如果员工对公司的报销规定有异议,可以与公司进行沟通协商,寻求合理的解决方案。总之,处理差旅费发票大于报销金额的问题,要兼顾公司规定和法律法规要求,确保财务处理的合规性。

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