以前年度未付给员工的报销,现在该怎么入账?

我公司之前有一些员工的报销费用没支付,也没入账,现在打算处理这些报销。我不太清楚在财务和法律层面,这种以前年度未付的报销,现在要怎么正确入账,担心操作不当会有法律风险,想了解具体的操作方法和依据。
张凯执业律师
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在处理以前年度未付给员工的报销现在入账的问题时,我们需要先了解几个关键的法律概念。权责发生制是会计核算的一个重要原则,它指的是凡是当期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用,不论款项是否收付,都应作为当期的收入和费用处理;凡是不属于当期的收入和费用,即使款项已经在当期收付,都不应作为当期的收入和费用。简单来说,就是费用该算在哪个期间,就记在哪个期间。


根据《企业会计准则第28号——会计政策、会计估计变更和差错更正》,对于重要的前期差错,企业应当采用追溯重述法进行更正,但确定前期差错累积影响数不切实可行的除外。追溯重述法,是指在发现前期差错时,视同该项前期差错从未发生过,从而对财务报表相关项目进行更正的方法。


具体到以前年度未付给员工的报销入账操作,如果这笔报销金额较小,对财务报表影响不大,根据重要性原则,可以简化处理,直接在本期入账,计入本期的费用。会计分录一般为:借:管理费用/销售费用等(根据报销的业务性质确定科目),贷:库存现金/银行存款。


如果报销金额较大,属于重要的前期差错,就需要采用追溯重述法。首先要调整以前年度的财务报表,增加以前年度的费用,减少以前年度的利润。假设这笔报销是管理费用,会计分录为:借:以前年度损益调整,贷:其他应付款。然后调整所得税,借:应交税费——应交所得税(假设以前多交了税),贷:以前年度损益调整。最后将“以前年度损益调整”科目余额转入“利润分配——未分配利润”,借:利润分配——未分配利润,贷:以前年度损益调整。同时,还需要调整盈余公积等相关项目。这样处理是为了保证财务报表能够真实、准确地反映企业的财务状况和经营成果。

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