question-icon 报销差旅费应使用转账凭证还是付款凭证?

我在公司负责财务相关工作,最近处理员工差旅费报销时,拿不准该用转账凭证还是付款凭证。不太清楚这两者在差旅费报销场景中的使用规则,想知道按照法律规定和财务规范,到底该选哪种凭证来处理报销业务。
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  • #差旅费报销
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在会计处理中,转账凭证和付款凭证是两种不同类型的记账凭证,它们在使用场景和记录方式上存在差异。下面我们来分析报销差旅费时应使用哪种凭证。 转账凭证是用于记录不涉及现金和银行存款收付业务的凭证。也就是说,当业务不直接导致现金的流出或者银行存款的减少时,就可以使用转账凭证。比如,企业内部的费用结转、债权债务的调整等业务通常会用到转账凭证。 付款凭证则是专门用于记录现金和银行存款付款业务的凭证。当企业实际支付现金或者从银行账户划出款项时,就需要编制付款凭证。 对于报销差旅费的情况,需要分情况来看。如果员工预先借款用于出差,出差回来后进行报销冲账,且借款金额与报销金额相等或者借款金额大于报销金额,员工将多余款项退回,这种情况下使用转账凭证来记录差旅费的报销业务。因为在这种情况下,并没有实际的现金或银行存款的额外支付,只是对之前的借款进行了账务调整。相关依据是《会计基础工作规范》,该规范明确了不同类型经济业务应使用的记账凭证类型,对于不涉及现金和银行存款收付的业务,应使用转账凭证进行记录。 而如果员工没有预先借款,出差回来后直接进行报销,企业以现金或者通过银行转账的方式支付给员工差旅费,那么就应该使用付款凭证。因为此时企业实际发生了现金的流出或者银行存款的减少,符合付款凭证的使用条件。《会计基础工作规范》同样对涉及现金和银行存款付款业务的凭证使用做出了规定,要求使用付款凭证来记录此类业务。

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