进货单据需要保存多少年?

我是个小老板,平时进货都有单据。但我不太清楚这些进货单据要保存多久,留太久占地方,扔太早又怕以后有问题。所以想问问,按照法律规定,进货单据到底得保存多少年呢?
张凯执业律师
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进货单据保存年限在不同的法律场景和行业规定下有所不同。


在一般的商业活动中,根据《中华人民共和国税收征收管理法实施细则》第二十九条规定,账簿、记账凭证、报表、完税凭证、发票、出口凭证以及其他有关涉税资料应当保存10年;但是,法律、行政法规另有规定的除外。进货单据作为企业经营活动中的重要原始凭证,与企业的成本核算、税务申报等密切相关,从税务管理角度,通常建议保存10年。这是因为税务机关在一定期限内有权对企业的纳税情况进行检查,企业需要提供相关的凭证来证明其纳税申报的真实性和准确性。


如果涉及到产品质量追溯等问题,在《中华人民共和国产品质量法》等相关法规中,虽然没有明确规定进货单据的保存年限,但企业为了应对可能出现的产品质量纠纷、消费者投诉等情况,应当妥善保存能够反映产品来源、质量状况等信息的进货单据。从产品质量追溯的有效性和证据保留的角度考虑,建议在产品的质量保证期或者可能引发质量问题的合理期限内保存进货单据。例如,对于食品行业,根据《食品经营许可管理办法》规定,食品经营者应当建立食品进货查验记录制度,如实记录食品的名称、规格、数量、生产日期或者生产批号、保质期、进货日期以及供货者名称、地址、联系方式等内容,并保存相关凭证。记录和凭证保存期限应当符合《中华人民共和国食品安全法》的规定,即不得少于产品保质期满后六个月;没有明确保质期的,保存期限不得少于二年。


另外,在民事诉讼中,根据《中华人民共和国民法典》规定的诉讼时效一般为三年。如果因为进货交易引发合同纠纷等,相关的进货单据是重要的证据。为了在诉讼时效内能够提供有效的证据支持自己的主张,企业也应当在至少三年内保存好进货单据。

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