单位买的购物卡送人该如何做账?

我所在的单位购买了一批购物卡用于送人,我负责财务这一块,但是不太清楚这种情况在财务上该如何处理,不知道该计入什么科目,如何进行账务记录才符合法律和财务规范,希望能得到专业解答。
张凯执业律师
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在会计核算中,单位购买购物卡送人时,需要根据不同的情况进行相应的账务处理。


首先,当单位购入购物卡时,实际上是将资金从货币形式转化为了预付卡这种资产形式。按照会计准则,此时应借记“预付账款——预付卡”科目,贷记“银行存款”科目。这里的“预付账款”,通俗来讲,就是你提前把钱付出去了,相当于你有了一张未来可以消费的凭证,而银行存款减少是因为钱已经从你的银行账户转出去买卡了。依据《企业会计准则第 22 号——金融工具确认和计量》,企业对预付账款等金融资产的初始确认和计量有明确的规范,购入购物卡属于预付账款的范畴,所以要按照此准则进行账务处理。


然后,当单位将购物卡送人时,根据不同的赠送对象和用途,账务处理也有所不同。如果是送给客户,目的是为了维护业务关系、促进销售等,这种情况下应借记“销售费用——业务招待费”科目,贷记“预付账款——预付卡”科目。“销售费用——业务招待费”是企业为了开展业务活动而发生的招待支出,将购物卡送给客户属于业务招待的一种形式。根据《中华人民共和国企业所得税法》第十条规定,企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出,按照发生额的 60%扣除,但最高不得超过当年销售(营业)收入的 5‰。


如果是送给员工,作为一种福利性质的发放,应借记“应付职工薪酬——职工福利费”科目,贷记“预付账款——预付卡”科目。“应付职工薪酬——职工福利费”核算的是企业为职工提供的除工资、奖金、津贴、纳入工资总额管理的补贴等以外的福利待遇支出,购物卡发放给员工就属于职工福利。同时,依据《中华人民共和国个人所得税法》规定,企业发放给员工的福利需要计入员工的工资薪金所得,一并计算缴纳个人所得税。企业在发放购物卡时,要履行代扣代缴个人所得税的义务。


此外,企业在进行账务处理时,要取得合法有效的凭证,如购物卡的发票等,以确保账务处理的合规性和税务申报的准确性。企业还需要按照相关规定,对业务招待费、职工福利费等支出在企业所得税汇算清缴时进行调整。

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