异地转档案该怎么办理?

我现在要换城市工作,需要把档案从原来的城市转到新城市。但我完全不知道该走什么流程,要准备什么材料。我担心自己弄错了影响后续的工作和生活,想问问大家异地转档案具体该怎么办理呢?
张凯执业律师
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档案是记录个人经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,对个人的学习、工作、生活等方面都有着重要的作用。异地转档案一般要经过开具调档函、转出档案、接收档案等步骤。


首先是开具调档函。调档函是调出档案的重要凭证,通常由接收档案的单位或机构开具。如果你是转到新的工作单位,那么可以由新单位的人事部门根据你的个人信息和档案接收要求,到当地的人才交流中心或相关档案管理部门申请开具调档函;如果你是转到人才交流中心等机构,可以携带本人身份证、毕业证等相关证件前往办理调档函。调档函的内容一般会包括你的个人信息、调出档案的单位名称、调入档案的单位名称等。


接着是转出档案。拿到调档函后,你需要持调档函到原档案存放单位办理档案转出手续。原档案存放单位会对调档函进行审核,确认无误后,会整理你的档案材料,通过机要通道或者专门的档案快递服务将档案寄往调档函上指定的接收单位。在这个过程中,要注意档案的密封情况,确保档案密封完好,不要私自拆封。


最后是接收档案。接收单位在收到档案后,会进行审核和登记。审核的内容主要包括档案材料的完整性、真实性等。如果档案材料符合要求,接收单位会将档案存入相应的档案库,并为你建立档案管理信息。你可以在一段时间后联系接收单位,确认档案是否已经成功接收。


法律依据方面,《流动人员人事档案管理服务规定》明确规定,流动人员人事档案管理服务机构负责办理流动人员人事档案的接收和转递等工作。严禁个人保管本人或他人人事档案。档案转递应当通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等给据邮件方式进行,确保档案传递安全。同时,要严格遵守档案管理的相关规定,确保档案的真实性、完整性和安全性。

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