档案迁移该怎么办理?

我现在换了工作城市,新单位要求把档案迁过去。但我不知道档案迁移具体要怎么操作,是要先从原单位调出,还是新单位直接接收?需要准备什么材料,走哪些流程?希望了解一下档案迁移的具体办理方法。
张凯执业律师
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档案迁移是指将个人档案从一个存放地点转移到另一个存放地点的过程。个人档案包含了个人的重要信息,如学习经历、工作经历、奖惩情况等,它在很多方面都起着重要作用,比如就业、升学、职称评定等。


办理档案迁移,通常有以下几个步骤:


首先是开具调档函。调档函是办理档案迁移的重要凭证,它一般由接收档案的单位或机构开具。如果你是因为工作调动需要迁移档案,那么新单位会为你开具调档函;如果你是升学,录取学校会开具调档函。以工作调动为例,你需要向新单位提出档案迁移的申请,新单位审核通过后,就会按照规定的格式和流程为你开具调档函。


接着是提交调档函。拿到调档函后,你要把它提交给原档案存放单位。原档案存放单位会根据调档函上的要求,对档案进行审核和整理。审核的内容主要包括档案的完整性、真实性等。如果档案存在问题,原存放单位可能会要求你补充相关材料。


然后是档案转出。原档案存放单位审核无误后,会办理档案转出手续。一般会通过机要通信或者专人送达的方式,将档案寄送到接收单位。机要通信是一种安全、保密的档案传输方式,它能够确保档案在传输过程中的安全。


最后是档案接收。接收单位收到档案后,会进行核对和存档。核对的内容包括档案的数量、内容等是否与调档函一致。如果核对无误,就会将档案存入单位的档案管理系统。


在办理档案迁移时,依据的主要是《流动人员人事档案管理暂行规定》。该规定明确了档案迁移的相关流程和要求,保障了档案迁移的规范性和安全性。此外,不同地区和单位可能会有一些细微的差异,你在办理档案迁移前,最好先向原档案存放单位和接收单位咨询具体的办理要求和流程。

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