档案转移该怎么办理?

我换工作了,新单位要求把档案转过去。我不太清楚档案转移的具体流程和需要准备什么材料,也不知道该找哪个部门办理。想问下档案转移到底该怎么操作,有没有什么需要特别注意的地方?
张凯执业律师
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档案转移是指将个人的档案从一个存放地点转移到另一个存放地点的过程,在很多情况下都会涉及到,比如工作变动、升学等。


在了解办理流程之前,我们先来看看相关的法律依据。根据《流动人员人事档案管理服务规定》,流动人员人事档案的管理遵循‘集中统一、归口管理’的原则,县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位,可承担流动人员人事档案管理服务工作。严禁个人保管本人或他人档案。这就明确了档案转移的主体和管理原则。


接下来,我们说说档案转移的一般办理流程。第一步是开具调档函。如果你是因为工作变动需要转移档案,通常由新的工作单位或者新的档案接收机构开具调档函。调档函是档案转移的重要凭证,它上面会注明调档的原因、档案接收单位的信息等内容。如果你是升学,那么由录取学校开具调档函。


第二步是提交调档函。拿到调档函后,你需要将其提交给原档案存放单位。原档案存放单位在审核调档函无误后,会根据调档函上的要求,准备档案的转移事宜。


第三步是档案的密封和邮寄。原档案存放单位会对档案进行密封,并通过机要通道或者专门的档案传递方式将档案寄送到新的档案接收单位。机要通道是一种安全、保密的档案传递方式,能够确保档案在传递过程中的安全。


第四步是档案的接收和审核。新的档案接收单位在收到档案后,会对档案进行审核,检查档案的完整性和真实性。如果档案符合要求,就会办理档案的接收手续,将档案存入单位的档案管理系统。


在办理档案转移的过程中,有一些需要注意的地方。首先,要确保调档函的信息准确无误,包括档案接收单位的名称、地址、联系方式等。其次,要及时跟进档案的转移进度,了解档案是否已经寄出和是否已经被新的接收单位收到。最后,要注意保护个人档案的安全,不要私自拆封档案,以免影响档案的有效性。

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