应该先发票后入账通知,还是先入账通知后发票?

我在处理公司财务事务时,遇到了发票和入账通知先后顺序的问题。不清楚是该先拿到发票再发入账通知,还是先发出入账通知再获取发票。这顺序不同会不会有啥法律风险呢?我想了解下在法律规定上到底哪种顺序是正确的。
张凯执业律师
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在探讨先发票后入账通知,还是先入账通知后发票这个问题之前,我们先来了解一下发票和入账通知的基本概念。发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中,所开具和收取的业务凭证,是会计核算的原始依据,也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。入账通知则是企业内部进行账务处理的一种通知文件,它标志着企业要将某笔业务正式记录到财务账目中。


从法律规定来看,《中华人民共和国发票管理办法》规定,销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人,对外发生经营业务收取款项,收款方应当向付款方开具发票;特殊情况下,由付款方向收款方开具发票。这一规定强调了发票开具的时间与经营业务发生和款项收取的关系。


在实际财务操作中,通常的做法是先有业务发生,然后根据业务情况开具发票,最后依据发票进行入账操作并发出入账通知。因为发票是业务真实性和合法性的重要凭证,只有取得合法有效的发票,企业才能进行合规的账务处理。如果先发出入账通知,而没有相应的发票作为支撑,可能会导致企业的账务记录缺乏真实性和合法性,面临税务风险。例如,税务机关在进行税务检查时,会重点关注企业的发票是否合规,如果发现企业存在没有发票就入账的情况,可能会要求企业补缴税款、加收滞纳金,甚至进行罚款。


然而,在一些特殊情况下,也可能会出现先入账通知后发票的情况。比如,企业在购买一些急需的物资时,由于供应商的原因不能及时开具发票,但业务已经实际发生,企业为了及时记录业务情况,可能会先发出入账通知,后续再补开发票。但这种情况需要企业做好相关的记录和说明,确保在税务检查时能够提供合理的解释。


综上所述,一般情况下应该先发票后入账通知,以保证企业财务处理的合法性和规范性。但在特殊情况下,可以先入账通知后发票,但要做好相应的管理和说明工作。

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