报销发票是交原件还是复印件?

我在公司申请费用报销,不清楚提交发票时应该交原件还是复印件。听同事说有的交原件,有的交复印件,我很疑惑,担心交错了影响报销。想问下从法律规定来说,报销发票到底交原件还是复印件呢?
张凯执业律师
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在探讨报销发票交原件还是复印件这个问题时,需要综合多方面的法律规定和实际情况来分析。


首先,从财务制度和税务规定的角度来看。根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则,发票是在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中,开具、收取的收付款凭证。在正常的财务报销流程里,通常要求提供发票原件。这是因为发票原件具有唯一性和真实性,能够准确反映经济业务的发生情况,是财务核算和税务处理的重要原始依据。税务机关在进行税收征管时,也是以发票原件来核实企业的成本、费用等支出,确保企业按照规定进行税前扣除。如果使用复印件进行报销,税务机关难以确认其真实性和合法性,可能会导致企业面临税务风险。


然而,在某些特殊情况下,是可以使用复印件进行报销的。比如发票原件丢失的情况。根据《会计基础工作规范》第五十五条第(五)项规定,从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。在这种经过一定程序处理后的复印件,是可以作为报销依据的。


此外,一些大型企业集团内部可能存在财务集中管理的情况,由于业务流转等原因,发票原件需要留存于某个特定部门,此时也可能会采用复印件进行报销,但通常会有严格的内部审批和存档制度,以保证复印件的真实性和业务的可追溯性。


综上所述,一般情况下报销发票应交原件,但在符合规定的特殊情形下,复印件也可作为报销凭证。企业和个人在进行报销操作时,应严格遵守相关法律法规和企业内部财务制度,确保报销行为的合法性和合规性。

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