打印文件的收据能否用于报销？
我在外面打印了一些文件，拿到了一张收据。现在我想把这笔费用报销了，但是不知道打印文件的收据能不能用 来报销，也不清楚报销有啥规定和要求，希望了解一下这方面的法律情况。
张凯执业律师
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在讨论打印文件的收据能否用于报销之前，我们先来明确一下报销的概念。报销实际上就是把个人预先垫付的费用，按照单位或者公司的规定，从财务那里领取回来。而收据和发票是不同的凭证。发票是由税务机关监制的，能够作为合法的记账和纳税依据；收据则是一种收付款的证明，一般是在非经营性的往来中使用。
从法律规定来看，根据《中华人民共和国发票管理办法》，销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票。对于企业来说，《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定，企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目的，对方为已办理税务登记的增值税纳税人，其支出以发票（包括按照规定由税务机关代开的发票）作为税前扣除凭证。
打印文件属于提供服务的经营活动，正常情况下应该由打印店开具发票。如果只用收据报销，在财务处理和税务申报上可能会存在问题。因为收据不是合规的税前扣除凭证，企业用收据入账报销，可能无法在企业所得税前扣除这笔费用，会增加企业的税务成本。
不过，在实际情况中，有些单位可能有自己的报销政策。如果单位允许用收据报销打印文件的费用，并且不涉及税务扣除问题，那么收据也可以用来报销。但如果是比较规范的企业，通常还是要求用发票报销的。所以，打印文件后尽量向对方索取发票，以满足报销和税务处理的要求。