纸质发票扫描件可以用来做账吗？

我公司收到了一些发票，但是原件丢失了，只剩下纸质发票扫描件。我想知道，在这种情况下，这些扫描件能不能用来做账呢？如果可以，有没有什么需要注意的地方？如果不行，又该怎么处理呢？

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#发票做账

共1位律师解答

在会计做账的实际操作中，纸质发票扫描件是否可以用来做账，需要分情况来看。首先，我们要了解一下发票在财务和税务中的重要性。发票是企业经济业务的重要凭证，它不仅是企业记录成本、费用的依据，也是税务机关进行税收征管的重要参考。根据《中华人民共和国发票管理办法》的规定，销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票。而取得发票的一方，需要将其作为财务核算的原始凭证。通常来说，按照财务规范的要求，企业做账应该使用发票的原件。因为原件具有唯一性和不可篡改性，能够最真实地反映经济业务的发生情况。然而，在实际生活中，可能会出现发票原件丢失等特殊情况。对于这种特殊情况，国家也有相应的规定。根据相关规定，如果丢失的是增值税专用发票，购买方可以凭借销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或者《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证。专用发票记账联复印件和《证明单》要留存备查。也就是说，在这种情况下，虽然不是原件，但经过一定的手续和证明，类似扫描件性质的复印件是可以起到替代作用来进行相关财务处理的。对于普通发票，各地的规定可能会有所差异。有些地方允许用发票复印件并由原开具单位加盖公章等方式来替代原件进行账务处理，但也有些地方要求相对严格，必须要取得发票原件。所以，如果企业只有纸质发票扫描件，建议先和当地的税务机关进行沟通，了解当地的具体政策和要求。同时，企业自身也要做好相关的证明和记录工作，比如说明发票原件丢失的原因等，以确保财务处理的合规性。

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