手写收据能否作为报销凭证?

公司日常采购有很多是从小商贩那里买的,他们只能提供手写收据。我想知道这些手写收据能不能用来在公司报销,在财务和税务上是不是合法有效的报销凭证,会不会给公司和我个人带来什么风险。
张凯执业律师
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手写收据是否可以作为报销凭证,需要分情况来看。


首先,我们来了解一下报销凭证的概念。报销凭证就是在经济业务发生时,用来证明业务真实性和金额的凭据,公司依据这些凭证给员工报销费用,同时在财务上进行相应的账务处理。


从会计角度来说,手写收据是可以作为报销的凭据的。会计核算强调的是经济业务的真实性,只要手写收据能清楚地反映经济业务发生的内容、金额等关键信息,比如写清楚了购买的物品名称、数量、单价、金额以及收款人的签名等,公司的财务人员可以根据这个手写收据进行账务记录。依据《中华人民共和国会计法》第九条规定,各单位必须根据实际发生的经济业务事项进行会计核算,填制会计凭证,登记会计账簿,编制财务会计报告。所以,从会计核算的真实性原则出发,手写收据在公司内部报销流程中是有一定作用的。


然而,从税务角度看,情况就有所不同了。税务上对于税前扣除的凭证有严格的规定。根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》,企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目的,对方为已办理税务登记的增值税纳税人,其支出以发票(包括按照规定由税务机关代开的发票)作为税前扣除凭证;对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人,其支出以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证,收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。小额零星经营业务的判断标准是个人从事应税项目经营业务的销售额不超过增值税相关政策规定的起征点。如果不符合这些条件,仅仅是一张手写收据,在企业所得税汇算清缴时,这部分费用是不能在税前扣除的,企业需要调增应纳税所得额,补缴企业所得税。


综上所述,手写收据在会计上可以作为报销的凭据用于记录经济业务,但在税务上不一定能作为合法有效的税前扣除凭证。企业和员工在处理报销业务时,要充分考虑会计和税务的不同要求,以避免税务风险。

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