老板给员工垫付的钱扣掉后该如何处理?

我是个小老板,之前给员工垫付了一笔费用,后来从他工资里扣掉了。但我不知道扣掉这笔钱后在财务和法律上该怎么处理,是直接记个账就行,还是有其他规定呢?我担心处理不当会有法律风险,想了解一下正确的处理方式。
张凯执业律师
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当老板给员工垫付的钱扣掉后,在财务和法律上都需要进行妥善处理。


从财务角度来看,需要做好清晰的账务记录。老板垫付费用时,这笔钱对于公司来说是一项应收款项。比如,老板为员工垫付了差旅费,公司的账目上应记录为其他应收款增加。当从员工工资中扣除这笔垫付费用时,需要冲减之前记录的应收款项。在会计分录上,垫付时借记“其他应收款 - 员工姓名”,贷记“库存现金”或“银行存款”;扣除时借记“应付职工薪酬”,贷记“其他应收款 - 员工姓名”。这样可以确保公司财务数据的准确性和完整性。


从法律角度来说,老板扣除垫付费用的行为必须合法合规。根据《工资支付暂行规定》,用人单位不得克扣劳动者工资。但有下列情况之一的,用人单位可以代扣劳动者工资:(一)用人单位代扣代缴的个人所得税;(二)用人单位代扣代缴的应由劳动者个人负担的各项社会保险费用;(三)法院判决、裁定中要求代扣的抚养费、赡养费;(四)法律、法规规定可以从劳动者工资中扣除的其他费用。老板为员工垫付费用并从工资中扣除,就属于“法律、法规规定可以从劳动者工资中扣除的其他费用”这一情形。不过,在扣除前,老板应当与员工就垫付费用的事实和扣除方式达成明确的书面协议,以避免日后产生纠纷。如果没有协议,或者扣除金额不合理,员工有权要求用人单位返还多扣除的部分工资。


此外,如果员工对扣除垫付费用存在异议,老板应当及时与员工沟通协商解决。若协商不成,员工可能会向劳动监察部门投诉或者申请劳动仲裁。因此,老板在处理这类问题时,要严格遵循相关法律法规,保障员工的合法权益。

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