各种报销的钱是否应记在个人名下?

我在公司工作,平常会有一些费用需要报销,比如差旅费、办公用品费等。现在我不太清楚这些报销下来的钱,是应该记在公司账上,还是记在我个人名下呢?我担心如果记在我个人名下会不会有什么风险,所以想了解一下相关法律规定。
张凯执业律师
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在法律层面,对于各种报销的钱是否记在个人名下,需要分情况来看。首先,我们要明确报销的概念。报销是指个人因执行公司事务而预先垫付了费用,之后凭借合法有效的凭证向公司申请,由公司将相应费用返还给个人的行为。从本质上来说,这些费用是公司的经营成本,而非个人收入。


根据《中华人民共和国会计法》的规定,公司应当按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核,对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受,并向单位负责人报告。在报销流程中,当员工提交合法有效的报销凭证后,公司财务部门会依据这些凭证进行账务处理。通常情况下,这些报销费用会被计入公司的相应成本或费用科目,而不是记在个人名下。


例如,员工出差的差旅费报销,这部分费用是公司为了业务开展而产生的支出,应该计入公司的差旅费科目。如果将报销的钱记在个人名下,可能会导致公司财务账目混乱,违反会计法规。同时,从税务角度来看,根据《中华人民共和国企业所得税法》,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。如果报销费用处理不当,可能会影响公司的企业所得税扣除,引发税务风险。


不过,在某些特殊情况下,可能会出现看似将报销钱记在个人名下的情况。比如,公司为了方便管理,通过员工个人账户进行资金流转,但实际上这只是一种形式,最终还是要在公司财务账目中进行准确记录和核算。但这种操作必须符合相关法律法规和公司财务制度,否则可能会被认定为违规行为。


所以,一般情况下,各种报销的钱不应该记在个人名下,而应该按照规定计入公司的财务账目。这样既能保证公司财务的规范和透明,也能避免不必要的法律风险。

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