职工报销医药费该如何进行账务处理?

我是公司的财务人员,对职工报销医药费这块的账务处理不太清楚。每次遇到员工拿医药费单据来报销,我都不确定具体该怎么记账、走什么流程。想了解下在会计账务上,职工报销医药费具体要怎么做处理,依据是什么。
张凯执业律师
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职工报销医药费的账务处理需要依据相关会计准则和公司的财务制度来进行,下面为你详细介绍。


首先,要明确职工报销医药费一般计入“应付职工薪酬——职工福利费”科目。这是因为职工福利费是企业为职工提供的除工资、奖金、津贴、纳入工资总额管理的补贴、职工教育经费、社会保险费和补充养老保险费(年金)、补充医疗保险费及住房公积金以外的福利待遇支出,包括发放给职工或为职工支付的各项现金补贴和非货币性集体福利,而医药费报销就属于为职工支付的福利费用。


根据《企业会计准则第9号——职工薪酬》,企业应当在职工为其提供服务的会计期间,将实际发生的短期薪酬确认为负债,并计入当期损益,其他会计准则要求或允许计入资产成本的除外。职工报销医药费时,账务处理如下:


当企业支付职工医药费时,借记“应付职工薪酬——职工福利费”,贷记“库存现金”或“银行存款”。这一步的意思是,企业用现金或者通过银行转账的方式支付了职工的医药费,同时减少了企业的应付职工薪酬中的职工福利费用。


然后,在进行费用分配时,根据职工所属部门不同,分别计入相应的成本费用科目。如果是行政管理人员报销的医药费,借记“管理费用——职工福利费”;如果是生产车间人员报销的医药费,借记“制造费用——职工福利费”;如果是销售人员报销的医药费,借记“销售费用——职工福利费”等,贷记“应付职工薪酬——职工福利费”。这一步是将职工福利费用按照职工的工作部门进行分摊,合理地计入企业的成本费用中。


另外,企业还需要注意,职工福利费在企业所得税前扣除是有一定标准的。根据《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第四十条规定,企业发生的职工福利费支出,不超过工资、薪金总额14%的部分,准予扣除。所以企业在进行账务处理时,要合理控制职工福利费的支出,避免超过扣除标准而导致纳税调整。


总之,职工报销医药费的账务处理需要严格按照会计准则和税法规定进行,确保账务处理的准确性和合规性。

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