职工辞职后不愿迁档案该怎么处理?

我公司有个职工辞职了,但是他不愿意把档案迁走。公司这边觉得档案留在公司会占用资源和增加管理成本,不知道该按照什么合法的流程去处理这种情况,想了解一下有什么法律规定能指导我们正确处理这件事。
张凯执业律师
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当遇到职工辞职后不愿迁档案的情况时,我们可以从以下几个方面来处理。首先,要明白职工档案是记录个人工作经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料,它对于个人的就业、社保等方面都有重要作用。


根据《企业职工档案管理工作规定》第18条,企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。这意味着,从法律规定上来说,公司有义务在规定时间内处理好离职职工的档案转移。


当职工辞职后不愿迁档案,公司可以先采取沟通协商的方式。向职工说明档案不及时迁移可能会给他本人带来的不利影响,比如可能会影响他下一份工作的入职手续办理、社保缴纳等。同时,告知职工公司有规定和义务在一定时间内处理档案,如果不配合迁移,公司也会面临管理上的难题。


如果沟通协商不成,公司可以按照法定程序处理。可以书面通知职工,限定一个合理的时间让其来办理档案迁移手续,并明确告知逾期不办理的后果。若职工仍然不配合,公司可以将档案按照规定转交到其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。在整个过程中,公司要注意保存好相关的通知记录、沟通记录等,以证明自己是按照合法合规的程序来处理的。

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