经济事项无发票时单位自制凭据是否可行?

我在单位负责财务相关工作,最近遇到一些经济事项没办法取得发票,想知道这种情况下单位自制凭据是否被允许,自制凭据有什么要求,在法律上是否合规,会不会带来什么风险。
张凯执业律师
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在经济事项中没有取得发票,单位自制凭据是否可行需要分情况来看。首先,我们要明白自制凭据是什么。自制凭据是单位内部为了记录经济业务而自行制作的凭证,像工资发放表、领料单等就属于自制凭据。


从法律角度来说,《中华人民共和国税收征收管理法》规定,单位和个人在购销商品、提供或者接受经营服务以及从事其他经营活动中,应当按照规定开具、使用、取得发票。发票是重要的会计核算原始凭证,也是税务机关进行税收征管的重要依据。一般情况下,涉及对外经营业务等,应当取得合法有效的发票作为记账依据。


然而,在一些特定情形下,单位自制凭据是被认可的。比如,企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目,但对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人,其支出以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证,收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。小额零星经营业务的判断标准是个人从事应税项目经营业务的销售额不超过增值税相关政策规定的起征点。


另外,对于一些不属于增值税应税项目的支出,比如发放给员工的工资、支付的差旅费津贴等,企业可以以自制的工资表、差旅费报销单等作为记账的合法凭据。因为这些业务本身就不涉及增值税应税行为,自制凭据能够真实、准确地反映经济业务的发生情况。


但单位自制凭据需要满足一定的要求。自制凭据必须内容完整、真实可靠、手续完备,能够清晰地反映经济业务的全貌,包括业务发生的时间、地点、内容、金额、经办人员等信息。并且要按照企业内部的财务管理制度进行审批和存档,以备税务机关等相关部门的检查。如果单位随意使用自制凭据替代合法发票,可能会面临税务风险,比如不能在企业所得税前扣除相关支出,从而导致企业多缴纳税款,甚至可能被税务机关认定为偷税漏税行为,面临罚款等处罚。所以,单位在使用自制凭据时一定要谨慎,严格按照法律法规和财务制度的规定执行。

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