财务付现金给员工是否需要收据?

我是公司财务,最近经常需要付现金给员工,比如差旅费报销、临时借款之类的。我不太清楚从法律角度来说,付现金给员工的时候需不需要让他们提供收据,担心之后出现财务纠纷没有凭证,想了解一下相关的法律要求。
张凯执业律师
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从法律层面和财务规范角度来讲,财务付现金给员工时,通常是需要取得收据的。这主要是为了明确款项的收付情况,避免后续可能出现的纠纷,同时也是符合财务制度和会计核算要求的操作。


在财务操作中,收据是一种重要的原始凭证,它能证明现金已经实际支付给了员工。从法律证据的角度看,收据属于书证的一种,在可能发生的法律纠纷中,它是证明双方之间资金往来事实的重要依据。例如,如果员工否认收到款项,而财务有员工签字的收据,就可以凭借收据来证明支付行为已经发生。


依据《中华人民共和国会计法》第十四条规定,会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核,对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受,并向单位负责人报告;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。而员工收到现金后出具的收据就是一种重要的原始凭证,它有助于保证会计资料的真实性、完整性和合法性。


此外,收据的形式也有一定要求。一般来说,收据应该包含收款人的姓名、收款金额、收款事由、收款日期等基本信息,并且要有收款人的签字确认。这样的收据才具有法律效力,能够在财务审计和可能的法律诉讼中作为有效的证据。


所以,为了规范财务管理、保障公司和员工双方的合法权益,财务在付现金给员工时,最好让员工出具收据。

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