钱已付发票未到该如何做账?

我公司给供应商付了一笔钱,但发票还没收到,不知道这种情况在财务上该怎么处理账务。以前没遇到过这种情况,也不清楚相关规定,怕做错账影响财务数据的准确性,想知道正确的做账方法是什么。
张凯执业律师
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在企业日常经营中,钱已付但发票未到的情况时有发生,这种情况在会计处理上涉及到“暂估入账”的概念。暂估入账是指企业在购买商品或接受服务后,已经支付了款项,但由于发票尚未收到,为了准确反映企业的资产、负债和成本费用情况,暂时按照估计的金额进行入账处理。


根据《企业会计准则——基本准则》规定,企业应当以权责发生制为基础进行会计确认、计量和报告。权责发生制要求,凡是当期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用,不论款项是否收付,都应当作为当期的收入和费用;凡是不属于当期的收入和费用,即使款项已在当期收付,也不应当作为当期的收入和费用。所以,当钱已付发票未到时,需要按照权责发生制原则进行账务处理。


具体的账务处理步骤如下:


第一步,付款时,应借记“预付账款”,贷记“银行存款”。这一步是因为企业虽然支付了款项,但尚未取得发票,不能直接确认成本费用,所以先计入“预付账款”科目,该科目核算企业按照合同规定预付的款项。


第二步,在货物已收到并验收入库,但发票未到的情况下,月末需要进行暂估入账。借记“原材料”“库存商品”等科目,贷记“应付账款——暂估应付账款”。这里按照暂估金额入账,是为了在会计报表中反映企业实际拥有的资产和负债情况。


第三步,下月初,用红字编制与暂估入账相同的会计分录予以冲回。这是为了避免在收到发票时重复记账。


第四步,待收到发票后,按正常程序进行账务处理。借记“原材料”“库存商品”“应交税费——应交增值税(进项税额)”等科目,贷记“预付账款”。这样就完成了整个账务处理过程。

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