未收到发票的费用该如何做账?

我公司有一些费用支出,但是暂时还没收到对应的发票。我不知道这种情况下该怎么进行账务处理,担心处理不当会有财务风险。我想了解一下,在未收到发票时,费用入账的正确方法是什么,后续收到发票又该怎么处理。
张凯执业律师
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在企业的日常经营中,未收到发票的费用做账是一个常见的财务问题。下面我们来详细说说处理方法。


首先,当发生了费用支出但未收到发票时,根据会计的权责发生制原则,即只要当期已经发生或应当负担的费用,不论款项是否收付,都应作为当期的费用处理。所以,即使没有发票,也需要先对这笔费用进行账务记录。一般的账务处理是借记“管理费用”“销售费用”等相关费用科目,贷记“银行存款”“库存现金”等科目。这里需要注意的是,这种处理是基于实际发生的业务,先确认费用的归属期。例如,公司支付了一笔办公用品采购款,但发票未到,就可以先做这样的分录。


然后,从税务角度来看,根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》,企业在计算企业所得税应纳税所得额时,扣除的成本、费用等支出,需要取得合法有效的税前扣除凭证。如果在企业所得税汇算清缴前仍未取得发票,那么这笔费用在计算应纳税所得额时不得扣除,需要进行纳税调增处理。也就是说,虽然会计上已经记录了费用,但税务上可能不认可,需要多缴纳相应的企业所得税。


最后,当后续收到发票时,如果发票金额与之前暂估入账的金额一致,那么不需要对账务进行调整。如果金额不一致,就需要根据实际情况进行调整。如果发票金额大于暂估金额,就补记差额;如果发票金额小于暂估金额,就冲减多记的部分。例如,之前暂估办公用品费用是 1000 元,后来收到发票金额是 1200 元,就需要补记 200 元的费用。这样,就完成了未收到发票费用的整个账务处理过程。

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