发票没来先计提费用该如何入账?

我公司业务里有一些费用已经发生了,但发票还没拿到。这种情况下先计提费用,我不太清楚该怎么入账,担心入账方式不对会有问题。想了解一下在法律允许的范围内,这种发票没来先计提费用的情况正确的入账方法是什么。
张凯执业律师
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在会计处理中,当发票没来但费用已经实际发生时,先计提费用入账是常见的操作,不过这在法律层面和会计规定上都有相应要求。


首先,按照权责发生制原则,企业应当以权利和责任的发生来确定收入和费用的归属期。也就是说,只要当期已经发生或应当负担的费用,不论款项是否支付,都应作为当期的费用处理。这是会计记账的一个重要基础原则。


当发票没来先计提费用时,入账步骤通常如下:


第一步,根据费用的性质和实际发生情况进行计提。比如,如果是计提房租费用,会计分录一般为:借记“管理费用”“制造费用”等科目(根据费用归属部门确定),贷记“其他应付款”科目。这里的“管理费用”就是企业为组织和管理生产经营活动而发生的费用;“制造费用”则是企业为生产产品和提供劳务而发生的各项间接费用;“其他应付款”是企业除应付票据、应付账款、预收账款等以外的其他各项应付、暂收的款项。


第二步,当后续收到发票时,要对之前的计提进行调整。如果发票金额与计提金额一致,先冲销之前计提的分录,再按照发票金额重新入账。冲销分录为:借记“其他应付款”,贷记“管理费用”“制造费用”等科目;重新入账分录为:借记“管理费用”“制造费用”等科目,贷记“银行存款”或“库存现金”等科目。如果发票金额与计提金额不一致,要根据具体差异进行相应的账务处理。


在税法方面,根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定,企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目的,对方为已办理税务登记的增值税纳税人,其支出以发票(包括按照规定由税务机关代开的发票)作为税前扣除凭证。也就是说,企业要在企业所得税前扣除该费用,最终还是需要取得合法有效的发票。如果在汇算清缴期结束前仍未取得发票,一般情况下该计提费用不能在企业所得税前扣除。

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