发票开了太久没报,理由该写什么?

我手里有几张发票,开出来已经很长时间了还没报销。现在要去报销,财务要求写个没及时报销的理由。我实在不知道该怎么写合适,既不想说些不靠谱的理由,又担心理由不充分通不过,想知道从法律和实际情况来讲,写什么理由比较合适呢?
张凯执业律师
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在处理发票开具后长时间未报销的情况时,首先要明确这不仅仅是一个填写理由的简单事情,它涉及到财务制度和税务法规等多方面的要求。


从财务角度来看,企业通常会有自己的财务报销制度,规定发票报销的时间限制,目的是为了保证财务信息的及时、准确记录。而从税务方面来说,根据《中华人民共和国税收征收管理法》以及相关的发票管理办法,企业的成本费用列支需要遵循真实性、合理性和相关性原则。也就是说,企业报销的发票所对应的费用必须是真实发生的,与企业的生产经营活动相关,并且是合理的支出。


当填写发票开了太久没报的理由时,要确保理由真实、合理且能被接受。以下几种常见的合理理由可供参考:


一是不可抗力因素。比如遭遇了自然灾害、突发公共卫生事件等不可抗力情况,导致无法及时处理报销事宜。像发生地震、洪水等灾害,企业办公场所被破坏,相关报销凭证和资料受损或丢失,后续需要时间整理和重新获取,这种情况下可以详细说明灾害发生的时间、影响范围以及对报销工作的具体阻碍。


二是人员变动。如果涉及到负责报销的人员岗位调动、离职等情况,可能会导致报销流程中断。例如原报销人员离职,交接工作出现疏忽,新接手人员对业务不熟悉,需要时间了解和处理,就可以在理由中说明人员变动的具体时间、岗位情况以及由此带来的报销延误。


三是业务流程问题。有时候可能因为业务审批环节繁琐、审批人员出差等原因,使得报销流程无法顺利推进。比如某项报销需要多个部门或领导审批,而其中一位审批人员长时间出差在外,无法及时签字确认,这种情况要说明业务流程的具体环节、涉及的审批人员以及审批延误的时间。


无论选择哪种理由,都要确保能够提供相应的证明材料,以增加理由的可信度。同时,及时与财务部门沟通,按照企业的财务制度和税务法规的要求完成报销手续,避免给企业和个人带来不必要的税务风险和财务纠纷。

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