员工开的收据能报销入账吗?

我是公司的一名员工,前段时间为公司采购了一些办公用品,当时对方给开的是我手写的收据。现在我拿着这张收据去财务报销,财务说不确定能不能报销入账。我就想问问,员工开的收据到底能不能报销入账啊?
张凯执业律师
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员工开的收据能否报销入账需要分情况来看。


首先,我们来理解几个关键概念。报销入账是指企业员工将因工作产生的费用凭证提交给企业财务部门,财务部门根据相关规定将这些费用记录到企业账目中,作为企业成本或费用的一部分。而收据是一种收款凭证,它证明了款项的收付情况,但与发票不同,发票是由税务机关监制的,具有更强的法律效力和规范性。


从法律规定上来说,根据《中华人民共和国税收征收管理法》和《中华人民共和国发票管理办法》等相关规定,企业在进行成本、费用核算时,应当取得合法有效的凭证。发票是最常见的合法有效凭证,但在某些特定情况下,收据也可以作为报销入账的依据。


情况一:如果是符合规定的内部收据,是可以报销入账的。比如企业内部员工之间的借款归还、备用金的收回等,这种内部收据是企业内部财务管理的一种凭证,用于记录企业内部的资金往来情况,在企业内部是可以作为报销入账依据的。例如,员工小李之前从公司借了备用金用于出差,出差回来后将剩余的备用金交回公司,公司开具的内部收据就可以作为财务入账的凭证。


情况二:如果是外部取得的收据,要区分是否属于小额零星经营业务的收款凭证。根据国家税务总局发布的《企业所得税税前扣除凭证管理办法》,对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人,其支出以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证,收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。小额零星经营业务的判断标准是个人从事应税项目经营业务的销售额不超过增值税相关政策规定的起征点。目前,增值税按次纳税的,起征点一般为每次(日)销售额300 - 500元(含本数)。也就是说,如果员工从符合上述条件的单位或个人处取得的收据,且收据信息完整,是可以作为报销入账并在企业所得税前扣除的。比如,员工小张在街边的一个小摊贩处购买了一些办公用品,花费200元,小摊贩无法开具发票,给小张开具了一张载明其姓名、身份证号、购买项目和金额的收据,这张收据就可以作为报销入账的凭证。


情况三:如果不属于上述情况,仅仅是员工自己开具的没有任何业务实质支撑或者不符合规定的收据,是不能报销入账的。因为这样的收据不具有合法性和有效性,不能真实反映企业的经济业务,也不符合税收征管和财务管理的要求。例如,员工小王自己随意开具了一张收据,并没有实际的交易发生,财务部门如果将其报销入账,就会导致企业成本费用的虚增,存在税务风险。


综上所述,员工开的收据能否报销入账不能一概而论,需要根据收据的性质、来源以及是否符合相关法律规定和财务制度来判断。

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