报销发票应该交原件还是复印件?

我在公司申请费用报销,财务那边要求我提供发票。我不太清楚是该交发票原件还是复印件,交原件怕自己没留底以后有问题不好处理,交复印件又怕不符合规定,所以想问问从法律角度来说,报销发票到底该交原件还是复印件呢?
张凯执业律师
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在探讨报销发票应该交原件还是复印件这个问题时,需要综合多方面的法律规定和实际情况来考量。


首先,从会计凭证管理的角度来看,根据《会计基础工作规范》第四十八条规定,原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的,用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证,而发票属于原始凭证的一种。通常情况下,为了保证会计核算的真实性、完整性和准确性,报销时应当提供发票原件。原件能够真实地反映经济业务的发生,是记账的重要依据。企业和单位在进行会计核算时,需要以合法、有效的原始凭证作为记账基础,发票原件就是这种有效的证明文件。


然而,在一些特殊情况下,复印件也可以作为报销的凭证。例如,当发票原件已经用于其他重要用途,无法提供给报销部门时,可以提供复印件,但必须满足一定的条件。根据相关规定,从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证。也就是说,如果发票原件丢失,提供经过一系列手续处理后的复印件是可以用于报销的。


另外,在某些财务制度较为灵活的企业,或者针对一些小额费用的报销,可能允许使用发票复印件。但这通常需要企业内部有明确的规定和审批流程,以确保复印件的真实性和报销行为的合规性。企业内部的财务规定不得与国家法律法规相抵触,所以即使允许使用复印件,也应当有相应的措施来保证财务信息的真实可靠。


在涉及税务方面,税务机关通常要求企业在进行税前扣除等操作时,提供合法有效的发票原件。发票原件是税务机关核实企业成本、费用真实性的重要依据。如果企业使用不符合规定的发票复印件进行报销和税务处理,可能面临税务风险,如被税务机关要求补缴税款、加收滞纳金甚至罚款等。


综上所述,一般情况下报销发票应交原件,这是符合会计核算和税务管理要求的做法。但在特殊情况下,经过一定的手续和审批,复印件也可以作为报销凭证,但企业和个人都应当严格遵守相关法律法规和企业内部的财务制度。

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