复印件能否作为报销凭证?

我在整理费用报销材料时,发现有些发票原件丢失了,只剩下复印件。不知道这些复印件能不能用来报销,会不会不符合财务规定和法律要求,想了解一下相关的法律依据和具体情况。
张凯执业律师
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在探讨复印件能否作为报销凭证这个问题之前,我们先来了解一下报销凭证的概念。报销凭证是指在经济业务发生时,用来证明业务发生情况并作为财务核算和报销依据的原始书面证明。通常来说,原件因其具有真实性和唯一性,是最为有效的报销凭证。




根据《会计基础工作规范》第四十八条规定,原始凭证的基本要求是,从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章。这里强调的原始凭证一般指的是原件。不过,该规范也提及,一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的,应当将其他单位负担的部分,开给对方原始凭证分割单,进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容。




对于复印件能否作为报销凭证,一般情况下,如果没有特殊规定或经相关部门批准,单纯的复印件是不能作为报销依据的。这是因为复印件容易被伪造、篡改,难以保证其真实性和准确性。然而,在一些特殊情况下,复印件是可以作为报销凭证的。比如,当原件丢失时,按照规定的程序进行处理后,复印件可以起到替代作用。一般需要由原开具单位出具证明,注明原来凭证的号码、金额和内容等,经本单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。




此外,不同的单位和行业可能有不同的财务报销制度。有些单位为了加强财务管理和风险控制,可能会对报销凭证的要求更为严格,即使在符合上述规定的情况下,也可能不接受复印件作为报销凭证。因此,在进行报销时,除了遵循法律法规的规定,还需要遵守所在单位的财务制度。

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